Estudio de mejora en el sistema de operaciones de la empresa de servicios gráficos Pentagraf S.A.C. a partir de la adecuación de un modelo de gestión por procesos

Abstract

The current situation in Pentagraf S.A.C requires considerable changes in the way the company is carrying out its operations. The General Management intends to make these changes in order to generate an impact in the relationship with the clients and the execution of the productive process. In that sense, it is necessary to carry out a study for an improvement in the company's operations system. An external and internal analysis of the company was made, in order to take into account all the aspects related to the execution of the diagnosis. In the external aspect, the PEST analysis and the five forces of Michael Porter were used, which allowed to understand that the manufacturing field, and specifically the printing sector, does not present a positive outlook. However, there are measures taken by the government that could help to its grow, although it depends a lot on the clients and there is also a high level of rivalry in the sector, due to the presence of informal printing presses. Internally, an analysis of gaps between the established goals and the current situation of the different operative indicators was made. In addition the Mapping of the Value Chain of the brochures production line was used in order to find the main problems of the operations system, which were the following: the loss of 5 important customers in the year 2017, the 25% of the shipments were delivered outside the planned date, there was a 60% machine availability in printing production line and only 15% of the time within the workflow of operations added value. Over these problems, the relationship diagram was used with the purpose of finding the root causes that were: Inadequate execution of the main operating processes (processes are not standardized), absence of quality control, lack of machine maintenance and failure in the communication flow between the sales and operations department. Once we understood the root causes, 04 solution alternatives were established: Redesign and Improvement of processes with the use of an Information System, Establishment of an organizational structure, Implementation of a Preventive Maintenance Plan and Establishment of a Quality Control System; all of which were evaluated in a ranking of factors. The first three alternatives were chosen for implementation, since they are complementary in their execution. Finally, it is expected to obtain an annual economic benefit of approximately S / 93 480 with a NPV of S / 145 688.43, an IRR of 31%, and a BCR of S / 2.57 for each invested sol, concluding that the project is viable.

La situación actual de la empresa Pentagraf S.A.C requiere cambios considerables en la manera de llevar a cabo sus operaciones. La Gerencia General tiene la intención de realizar estos cambios que representen un impacto en la coordinación con los clientes y la ejecución del proceso productivo. En ese sentido, se plantea realizar un estudio de mejora en el sistema de operaciones de la empresa. Se realizó un análisis externo e interno de la empresa, para poder contemplar todos los aspectos dentro del diagnóstico a realizar. En el aspecto externo, se utilizó el análisis PEST y las cinco fuerzas de Michael Porter, lo que permitió entender que el sector manufactura, y específicamente el sector gráfico, no presenta un panorama positivo pero existen medidas por parte del gobierno que pueden ayudar al crecimiento, aunque dependa mucho de los clientes y exista un alto nivel de rivalidad en el sector, debido a las presencia de imprentas informales. En el aspecto interno, se utilizó un análisis de brechas entre las metas y la situación actual de los distintos indicadores operativos, además de usar el Mapeo de la Cadena de Valor de la línea de folletería, para poder encontrar los principales problemas del sistema de operaciones, como son los siguientes: la pérdida de 5 clientes importantes en el año 2017, el 25% de los despachos se entrega fuera de la fecha planificada, existe un 60% de disponibilidad de máquina en impresión y solo el 15% del tiempo en todo el flujo de operaciones agrega valor. Sobre estos problemas se utilizó el diagrama de relaciones con la finalidad de encontrar las causas raíz que fueron: Inadecuada ejecución de los principales procesos operativos (procesos sin estandarizar), ausencia de control de calidad, falta de mantenimiento de máquina y falla en el flujo de comunicación entre el área comercial y de operaciones. Al entender las causas raíz, se establecieron 04 alternativas de solución: Rediseño y Mejora de procesos con el uso de un Sistema de Información, Establecimiento de una estructura organizacional, Implementación de un Plan deMantenimiento Preventivo y Establecimiento de un Sistema de Control de Calidad; las cuáles fueron evaluadas en un ranking de factores. Se escogió para la implementación a las tres primeras alternativas, por ser complementarias en su ejecución. Finalmente, se espera obtener un beneficio económico anual, de aproximadamente S/93 480 con un VAN de S/ 145 688.43, una TIR de 31%, y un B/C de S/2.57 por cada sol invertido, concluyendo que el proyecto es viable.