Estudio de mejora en la gestión administrativa y de procesos de la estación de servicios San Juan en Huancavelica

Abstract

El principal objetivo de este estudio es la implementación de una mejora en los procedimientos de gestión y administración en la Estación de Servicio San Juan; mejorar la gestión logística, administrativa, atención al público y lograr tener mayor acogida de la población huancavelicana y del parque automotor, ya que esta estación de servicios de combustible ha tenido durante varios años una gestión logística y administrativa de forma empírica que han sido reflejados en las actividades diarias de la presente estación de servicios, por lo cual no se ha tenido un relevante crecimiento empresarial, y tampoco se logró el buen desempeño de todo el personal así mismo no se ha podido generar el crecimiento de capacidades del personal empleado de la estación de servicios. Por lo que se implementó el organigrama y el manual de organización y funciones en donde se describen el desempeño de tareas, funciones y responsabilidades que debe cumplir cada uno de los colaboradores; asimismo se implementó el manual de procedimientos de gestión administrativa el cual es muy importante, porque de ello depende el buen funcionamiento de todas las actividades dentro de la empresa; también se implementó el plan de seguridad y salud ocupacional en el trabajo con el objetivo de velar por la salud de los colaboradores; así mismo, se implementó el programa de mantenimiento preventivo, con el objetivo de tener siempre operativo los dispensadores de combustible y otros equipos dentro de la empresa y en consecuencia reducir en tiempo, costo y materiales el mantenimiento correctivo. Por último, teniendo en cuenta la implementación de las mejoras se realizó la evaluación de flujos de fondos financieros y económicos haciendo una proyección en los próximos cinco años, el total de la inversión sería de S/ 445,660.00 Soles obteniéndose el VAN Económico de S/466,647.00 y la TIR Económico de 50,62% y el VAN Financiero de S/444,365.00 y la TIR Financiero de 93,63%; por lo tanto, se considera al proyecto aceptable – viable.

The main objective of the study is the implementation of an improvement in the management and administration procedures at the San Juan Service Station, as well as improving logistics, administrative and customer service management and achieving greater acceptance of the Huancavelica population and the vehicle fleet, since this fuel service station has had for several years an empirical logistic and administrative management that has been reflected in the daily activities of this service station, so it has not had a relevant business growth, and neither the good performance of all staff has been achieved, nor has it been possible to generate the growth of capacities of the staff employed at the service station. Therefore, the organization chart and the organization and functions manual were implemented, which describe the performance of tasks, functions and responsibilities to be fulfilled by each of the collaborators; likewise, the administrative management procedures manual was implemented, which is very important because the proper functioning of all activities within the company depends on it; the occupational health and safety plan was also implemented in order to ensure the health of the employees; also, the preventive maintenance program was implemented in order to keep the fuel dispensers and other equipment within the company operational at all times and consequently reduce corrective maintenance in terms of time, cost and materials. Finally, taking into account the implementation of the improvements, the evaluation of financial and economic cash flows was carried out, making a projection over the next five years, the total investment would be S/ 445 660,00 Soles, obtaining the Economic NPV of S/466 647,00 and the Economic IRR of 50,62% and the Financial NPV of S/444 365,00 and the Financial IRR of 93,63%. Therefore, the project is considered acceptable - viable.