Reducing turnaround time in a clinical laboratory by using a management model utilizing process automation and lean healthcare

Abstract

A clinical Flow Cytometry laboratory underwent a diagnosis of its TAT indicator over a period of one year, finding an excess of 3,83 hours or 15,94% with respect to the 24-hour sector range. The response time (TAT) in a clinical laboratory is an indicator that measures the efficiency and quality of the service offered by delivering results reports on time. A TAT within the established parameters makes it possible to offer rapid treatment to patients, respond to the demand of an aging population and combat limited resources. As a proposal to improve the situation, pilot tests were implemented in the laboratory by applying lean Healthcare tools (KANBAN, SMED) and the automation method to its operational processes. Through a statistical validation of the results obtained through Student's t-test, a reduction of 12,86% of the TAT and the elimination of non-compliant products generated in the laboratory marking area is affirmed. Likewise, the project will be considered economically viable with an IRR of 67% and a B/C of 2.27. Finally, the project also contributes to the sustainable development goals towards 2030 number 3, 8 and 10.

En un laboratorio clínico de Citometría de Flujo se realizó un diagnóstico anual del indicador Tiempo de respuesta (TAT), hallando un excedente de 3,83 horas que es equivalente a un 15,94% de brecha técnica respecto al sector, cuyo valor se encuentra en 24 horas. El TAT en un laboratorio clínico es un indicador que mide la eficiencia y la calidad del servicio ofrecido mediante la entrega puntual de informes de resultados a los clientes. Un TAT dentro de los parámetros establecidos permite ofrecer un tratamiento rápido a los usuarios finales, responder a la demanda de una población envejecida y combatir la escasez de recursos. Como propuesta para mejorar la situación actual de la empresa, se implementaron pruebas piloto en el laboratorio mediante la aplicación de herramientas lean Healthcare (KANBAN, SMED) y el método de automatización a sus procesos operativos. Los cuales, a través de una validación estadística de los resultados obtenidos utilizando la prueba t de Student en Minitab, se confirmó una reducción del 12,86 % del TAT y la eliminación de productos no conformes. Asimismo, el proyecto se consideró económicamente viable con una TIR del 67 % y una relación B/C de 2,27. Finalmente, el proyecto también contribuye a los objetivos de desarrollo sostenible al 2030 número 3, 8 y 10.