Mejora del proceso documentario de exportación mediante BPM para optimizar el nivel de servicio en una empresa textil

Abstract

Este trabajo analizó el bajo desempeño del proceso documentario de exportación en una empresa textil peruana, donde los retrasos y errores en la documentación afectaban la entrega de pedidos y generaban costos adicionales, comprometiendo la competitividad y la percepción de los clientes en mercados internacionales. Para abordar esta situación, se implementó Business Process Management (BPM) junto con herramientas de digitalización, lo que permitió estandarizar y optimizar los flujos de trabajo. Se identificaron las principales causas de demora y errores, y se aplicaron mejoras enfocadas en la coordinación entre áreas, la reducción de tiempos de búsqueda de información y la disminución de errores en la documentación y etiquetado de productos. Como resultado de la implementación, el nivel de servicio se incrementó de 42,42% a 95%, los errores documentarios disminuyeron del 51,52% al 10%, la coordinación interáreas mejoró, pasando de 87,88% de incidencias a solo 12,5%, los errores en etiquetas de productos exportados bajaron de 17 a 4 al año y el tiempo promedio de ciclo de información disminuyó de 6 a 2 días. Estas mejoras generaron un ahorro económico total de S/ 302 355,47 en costos logísticos, horas extras y penalidades y el análisis financiero demostró que el proyecto fue rentable, con un VAN de S/248 106,46 y TIR del 64%. En conclusión, la aplicación de BPM en un entorno real permitió una mejora tangible en la eficiencia operativa, la rentabilidad y la competitividad internacional de la empresa.

This work analyzed the poor performance of the export documentation process in a Peruvian textile company, where delays and errors in documentation affected order delivery and generated additional costs, compromising competitiveness and customer perception in international markets. To address this situation, Business Process Management (BPM) was implemented along with digital tools, allowing for the standardization and optimization of workflow. The main causes of delays and errors were identified, and improvements were applied focusing on interdepartmental coordination, reducing information search times, and minimizing errors in documentation and product labeling. As a result of the implementation, the service level increased from 42,42% to 95%, documentation errors decreased from 51,52% to 10%, and coordination-related incidents were reduced from 87,88% to 12,5%. Additionally, labeling errors dropped from 17 to 4 per year, and the average information cycle time was reduced from 6 to 2 days. These improvements generated a total economic saving of S/ 302 355,47 in logistics costs, overtime, and penalties. Financial analysis confirmed the project's profitability, with a Net Present Value (NPV) of S/ 248 106,46 and an Internal Rate of Return (IRR) of 64%. In conclusion, the application of BPM in a real-world setting led to a tangible improvement in operational efficiency, profitability, and the company’s international competitiveness.