Improvement model to reduce picking errors and increase service level through organizational and logistical control tools in a pharmaceutical firm

Abstract

This study aimed to design an improvement model to reduce picking errors and increase the service level in the warehouse operations of a pharmaceutical distribution company. A comprehensive diagnostic of key performance indicators (KPIs) revealed inefficiencies in product placement, traceability, and process standardization. The proposed model integrates 5S methodology, slotting optimization, batch traceability, and KPI-based monitoring. Functional validation was conducted through process simulation. The pharmaceutical sector contributes approximately 1.2% to Peru’s GDP and is crucial for national health coverage. A regional leader firm serving over 1,500 pharmacies, currently loses about 12% of its gross monthly income due to returns, reprocessing, and delivery errors. Simulation results projected a service level increase from 70% to 95%, a reduction in picking errors from 15% to 5%, and a 50% decrease in returns. These findings suggest that the model can significantly improve operational efficiency, reduce costs, and enhance customer satisfaction. The structured approach offers a feasible solution for pharmaceutical distributors aiming to optimize warehouse performance under resource constraints

Este estudio tuvo como objetivo diseñar un modelo de mejora para reducir los errores de picking y aumentar el nivel de servicio en las operaciones de almacén de una empresa distribuidora farmacéutica. Un diagnóstico integral de los principales indicadores clave de desempeño (KPIs) reveló ineficiencias en la ubicación de productos, la trazabilidad y la estandarización de procesos. El modelo propuesto integra la metodología 5S, la optimización del slotting, la trazabilidad por lotes y el monitoreo basado en KPIs. La validación funcional se realizó mediante simulación de procesos. El sector farmacéutico contribuye aproximadamente con el 1,2% al PBI del Perú y es crucial para la cobertura nacional de salud. Una empresa líder regional, que atiende a más de 1,500 farmacias, pierde actualmente alrededor del 12% de sus ingresos brutos mensuales debido a devoluciones, reprocesos y errores en la entrega. Los resultados de la simulación proyectaron un aumento del nivel de servicio del 70% al 95%, una reducción de los errores de picking del 15% al 5% y una disminución del 50% en las devoluciones. Estos hallazgos sugieren que el modelo puede mejorar significativamente la eficiencia operativa, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente. El enfoque estructurado ofrece una solución viable para los distribuidores farmacéuticos que buscan optimizar el desempeño de sus almacenes bajo limitaciones de recursos.