Lean healthcare model for SMES: improving efficiency and sustainability in small and medium-sized health services

Abstract

Esta investigación desarrolla un modelo de gestión para mejorar la eficiencia y sostenibilidad en servicios de salud ambulatorios, enfrentando las crecientes dificultades para responder eficientemente a la demanda de pacientes, lo que genera tiempos de espera prolongados, procesos fragmentados y costos operativos elevados. Aunque estudios previos han explorado la mejora continua en este sector, muchos no lograron integrar sistemáticamente herramientas de Lean Healthcare, limitando la obtención de resultados sostenibles y centrados en el paciente. Esta brecha en la literatura justificó el presente estudio, que aplicó mapeo de flujo de valor, la metodología 5S y estandarización de procesos para rediseñar flujos críticos y eliminar actividades que no agregan valor. Como evidencia de su efectividad, los resultados revelaron una reducción del 35% en los tiempos de espera, un aumento del 22% en la eficiencia del servicio y una mejora del 19% en la satisfacción del paciente. Estos hallazgos confirmaron que la aplicación estructurada de Lean Healthcare no solo optimiza indicadores clave de desempeño, sino que también proporciona un marco replicable para instituciones con recursos limitados. En consecuencia, el estudio contribuyó académicamente al extender el uso de principios Lean al contexto sanitario y ofreció implicancias prácticas para fortalecer la sostenibilidad y la calidad en los sistemas de salud. Además, se incorporaron simulaciones en el software Arena y retroalimentación de partes involucradas para validar las mejoras propuestas, asegurando su viabilidad operativa y pertinencia contextual. La adaptabilidad del modelo a entornos ambulatorios resalta su potencial de implementación en países en desarrollo, donde las restricciones de recursos exigen soluciones innovadoras, rentables y centradas en el usuario

This research develops a management model to improve efficiency and sustainability in outpatient healthcare services, addressing the growing challenges of responding effectively to patient demand, which results in prolonged waiting times, fragmented processes, and high operational costs. Although previous studies have explored continuous improvement in this sector, many failed to systematically integrate Lean Healthcare tools, limiting the achievement of sustainable and patient-centered outcomes. This gap in the literature justified the present study, which applied value stream mapping, the 5S methodology, and process standardization to redesign critical workflows and eliminate non-value-added activities. As evidence of its effectiveness, the results revealed a 35% reduction in waiting times, a 22% increase in service efficiency, and a 19% improvement in patient satisfaction. These findings confirmed that the structured application of Lean Healthcare not only optimizes key performance indicators but also provides a replicable framework for institutions with limited resources. Consequently, the study contributed academically by extending the use of Lean principles to the healthcare context and offered practical implications to strengthen sustainability and quality in health systems. Additionally, Arena simulation software and stakeholder feedback were incorporated to validate the proposed improvements, ensuring operational feasibility and contextual relevance. The model’s adaptability to outpatient settings highlights its potential for implementation in developing countries, where resource constraints demand innovative, cost-effective, and user-centered solutions.