Estudio de mejora de procesos del área de administración de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 03

Abstract

La mejora de procesos realizada en el área de administración de la Unidad de Gestión Educativa Local N° 03 se realizó identificando los problemas existentes, implementando diversas medidas, realizando seguimiento y control de las acciones ejecutadas, y evaluando económicamente el proyecto implementado. El esfuerzo realizado fue para atacar algunos problemas en el área de administración como la relación con el proveedor, la satisfacción de usuarios y la atención de requerimientos que ocasionaron el 70% de solicitudes no atendidas en plazos determinados por la normatividad legal vigente, causando molestias y quejas de los usuarios. Este proyecto de mejora incluyó el proceso de elaboración de certificados de estudio, el que inició con la identificación de los problemas y actividades a optimizar, ya que, el equipo encargado se demoraba más de veinte (20) días de lo permitido por la normatividad legal vigente para su producción para esto se utilizó algunas herramientas como el diagrama causa – efecto, diagrama de Pareto y el diagrama de flujo. El paso siguiente fue el cambio de gestión y la mentalidad de los servidores y las servidoras del área, que se hizo con la finalidad de otorgar a la ciudadanía un valor público, lo que se comprobó con la disminución de quejas y reclamos y una mejora en la atención al público usuario. Asimismo, con la utilización de indicadores económicos se pudo corroborar la factibilidad y viabilidad del proyecto, obteniendo un VAN de S/ 45,381.41 y una TIR de 79% justificando el gasto del presupuesto utilizado para mejorar el servicio otorgado por el área de administración.

Process improvement carried out in the administration area of Local Educational Management Unit No. 03, was done by identifying existing problems, implementing various measures, monitoring and controlling the actions executed, and economically evaluating the implemented project. The effort made by the process improvement was to target problems in the administration area, such as the relationship with the provider, user satisfaction and attention to requirements that caused 70% of requests not attended on determined deadlines by current legal regulations, causing inconvenience and user complaints. This Process improvement project included the process of preparing study certificates, which started with the identification of problems and activities to optimize, since the team responsible took more than twenty (20) days than allowed by legal regulations for its production. For this, we used some tools such as the cause - effect diagram, Pareto diagram and the flow diagram. The next step was the change of management and the mentality of servers of the area. This change had the purpose of granting the citizens a public value, which could be verified with the decrease of complaints and claims. All this lead to an improvement in customer service. In conclusion, with the use of economic indicators, we corroborated the feasibility and viability of the project allowing us to obtain a (NPV of S / 45,381.41) and (IRR of 79%). These results justify the expenditure of the budget used to improve the service provided by the administration area.