Auditoría interna a la gestión de otras cuentas por cobrar en una empresa comercial

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional tiene como objetivo identificar y corregir deficiencias en los controles y procesos internos de una compañía que realiza actividades económicas que van desde la venta de bienes de consumo a personas naturales hasta ventas corporativas a empresas o entidades del estado. A través de una auditoría interna, se evaluó el cumplimiento de los procedimientos internos y se propusieron mejoras para optimizar la gestión de crédito y reducir los riesgos financieros. El estudio se enfoca en la gestión de Otras Cuentas por Cobrar, vinculadas a las operaciones comerciales de empresa a empresa, y la auditoría abarca el periodo de diciembre de 2023 a febrero de 2024, revisando transacciones corporativas como el alquiler de espacios comerciales y la venta de mercadería. Se evaluaron los procedimientos de asignación de crédito, la gestión de cobranzas y la integridad de los registros contables. Como resultado se identificaron errores en la evaluación y asignación de líneas de crédito, deficiencias en las gestiones de cobranza, entre otros, que incrementan el riesgo de fraude y de saldos incobrables. Asimismo, se implementaron planes de acción correctivos que incluyen mejores controles en la asignación de crédito, una delimitación más precisa de los accesos en el sistema comercial y un seguimiento más riguroso de las cobranzas. Estas acciones fueron aprobadas por la gerencia, estableciendo responsables y fechas de implementación para garantizar su cumplimiento. En conclusión, este trabajo subraya la importancia de una auditoría interna efectiva para mejorar la gestión de cuentas por cobrar y reducir riesgos. La implementación de las recomendaciones fortalece los controles internos de la compañía, mejorando su eficiencia operativa y reduciendo la exposición a fraudes y pérdidas, lo que asegura una mayor estabilidad financiera.

The present professional proficiency work aims to identify and correct deficiencies in the controls and internal processes of a company engaged in economic activities ranging from selling of consumer goods to individuals to corporate sales to businesses or government entities. Through an internal audit, compliance with internal procedures was evaluated, and improvements were proposed to optimize credit management and reduce financial risks. The study focuses on the management of "Other Accounts Receivable," linked to business-to-business transactions, and the audit covers the period from December 2023 to February 2024, reviewing corporate transactions such as the leasing of commercial spaces and the sale of goods. Credit allocation procedures, collection management, and the integrity of accounting records were evaluated. As a result, errors were identified in the evaluation and assignment of credit lines, along with deficiencies in collection management, among others, which increase the risk of fraud and uncollectible balances. Corrective action plans were implemented, including better controls in credit allocation, a more precise delineation of access to the commercial system, and stricter monitoring of collections. These actions were approved by management, with responsibilities and implementation deadlines established to ensure compliance. In conclusion, this work highlights the importance of an effective internal audit to improve accounts receivable management and reduce risks. The implementing of the recommendations strengthens the company’s internal controls, improving operational efficiency and reducing exposure to fraud and losses, ensuring greater financial stability.