Mejora en el proceso de cotización en una empresa distribuidora de insumos químicos aplicando Lean Six Sigma y RPA

Abstract

El presente trabajo se desarrolla en base a la aplicación de una mejora del proceso de cotización en una mediana empresa peruana de insumos químicos mediante la integración de Lean Six Sigma (DMAIC) y una Automatización Robótica de Procesos (RPA). El problema central abordado fue el alto tiempo de ciclo y los altos índices de variabilidad en formatos por una ineficiente corroboración sobre los datos maestros. Todo ello afectando a la tasa de conversión comercial de cotización a pedido de venta. La intervención se ejecutó bajo dos focos centrales: Lograr una estandarización y automatización para la elaboración de cotizaciones mediante plantillas únicas, reglas de negocio y validaciones previas al envío. Y como segundo, desarrollar la validación de datos maestros (listas de precios, UoM, impuestos, stock y cliente) de manera automática mediante bitácoras, base de datos y flujo de aprobaciones. Los resultados mostraron una reducción del tiempo medio de 40 a 18,1 minutos y un aumento de la conversión de 40% a 46%, sosteniendo ventas adicionales dentro del rango desde los S/132 000 hasta los S/151 200 mensuales (marzo–junio) y S/142 800 (julio). La calidad del proceso mejoró: los índices de cotizaciones con data errónea disminuyeron de 14% a un 2,5%, los incumplimientos de reglas pasaron de un 21% a un 2%, los errores de precio/UoM pasaron de 24,8% a un 4% y finalmente, solo se llegó a presentar 2% de las cotizaciones como no estandarizadas. Para lograr ello se formalizaron 21 reglas, se liberaron 100 HH/mes y se obtuvo un VAN = S/81 028,74 (bajo un COK 10%), TIR = 114%, ROI = 3,57 y B/C = 6,49. Se concluye finalmente que la combinación de estandarización y RPA, enmarcada bajo la metodología DMAIC permitió una reducción considerable en los tiempos de ciclo, elevó la efectividad comercial y dejó capacidades organizacionales como de trazabilidad que sostienen el desempeño eficiente en el tiempo.

This work focuses on the implementation of a quoting process improvement program at a medium-sized Peruvian chemical inputs company through the integration of Lean Six Sigma (DMAIC) and Robotic Process Automation (RPA). The central problem addressed was high cycle times and high variability in formats due to inefficient verification of master data. This impacted the commercial conversion rate from quotes to sales orders. The intervention was implemented under two main focuses: achieving standardization and automation for quote preparation through unique templates, business rules, and pre-submission validations. Secondly, developing automatic validation of master data (price lists, UoM, taxes, stock, and customer) through logs, a database, and an approval workflow. The results showed a reduction in average time from 40 to 18.1 minutes and an increase in conversion from 40% to 46%, maintaining additional sales within the range of S/132,000 to S/151,200 per month (March–June) and S/142,800 (July). Process quality improved: the rate of quotes with erroneous data decreased from 14% to 2.5%, rule violations decreased from 21% to 2%, price/UoM errors decreased from 24.8% to 4%, and finally, only 2% of quotes were presented as non-standardized. To achieve this, 21 rules were formalized, 100 human resources per month were released, and an NPV of S/81,028.74 (under a 10% COK), IRR of 114%, ROI of 3.57, and B/C of 6.49 was obtained. The final conclusion is that the combination of standardization and RPA, framed under the DMAIC methodology, enabled a considerable reduction in cycle times, increased commercial effectiveness, and established organizational capabilities such as traceability that support efficient performance over time.