Caso de estudio: propuesta de mejora del proceso de facturación en la empresa TPC Group

Abstract

El presente trabajo de suficiencia profesional aborda el caso de la empresa TPC Group, una firma global dedicada al rubro de consultoría en precios de transferencia con presencia en más de 20 países, enfocándose específicamente en su sede matriz ubicada en Perú. Tiene como objetivo plantear una propuesta de mejora para resolver la ineficiencia en el proceso de facturación electrónica, manifestada en errores en la emisión, demoras en el proceso y solicitudes sin atender. El diagnóstico identificó que el problema se origina principalmente en la deficiente comunicación interdepartamental entre las áreas comercial, de precios de transferencia y facturación, la ausencia de protocolos formales, la falta de claridad en roles y responsabilidades, y limitaciones en la adaptación al software Time Manager. La propuesta de mejora seleccionada se enfoca en el fortalecimiento de la gestión humana y la comunicación interna mediante la implementación de un protocolo formal de comunicación que establece el correo electrónico como canal oficial, la clarificación de roles y responsabilidades específicas, reuniones mensuales de conciliación para el cruce respectivo de información y un taller de comunicación asertiva y empatía, para motivar a los trabajadores. Esta alternativa fue elegida frente a una opción de mejora tecnológica por su mayor viabilidad, menor inversión y capacidad de generar resultados en unos tres meses, a diferencia de un desarrollo tecnológico que tomaría más de 6 meses. Las proyecciones esperadas son la reducción de errores en facturas de un 10.65% a un 1.65%, la reducción del tiempo de emisión de una factura de 2.10 días a 0.5 días, la disminución de solicitudes sin atender de 30% a 0% y por último, la mejora en la comunicación interdepartamental, aumentar las comunicaciones formales por cambios de un 30% a un 100%.

This professional proficiency project addresses the case of the TPC Group, a global firm dedicated to transfer pricing consulting with a presence in more than 20 countries, focusing specifically on its headquarters located in Peru. Its objective is to propose improvements to resolve inefficiencies in the electronic invoicing process, manifested in errors in issuance, delays in the process, and unanswered requests. The diagnosis identified that the problem stems mainly from poor interdepartmental communication between the commercial, transfer pricing, and invoicing areas, the absence of formal protocols, a lack of clarity in roles and responsibilities, and limitations in adapting to the Time Manager software. The selected improvement proposal focuses on strengthening human management and internal communication through the implementation of a formal communication protocol that establishes email as the official channel, the clarification of specific roles and responsibilities, monthly reconciliation meetings for the respective cross-checking of information, and a workshop on assertive communication and empathy to motivate workers. This alternative was chosen over a technological improvement option because of its greater feasibility, lower investment, and ability to generate results in about three months, unlike a technological development that would take more than six months. The expected projections are a reduction in billing errors from 10.65% to 1.65%, a reduction in invoice issuance time from 2.10 days to 0.5 days, a decrease in unanswered requests from 30% to 0%, and finally, improved interdepartmental communication, increasing formal communications for changes from 30% to 100%.