Caso de estudio sobre la implementación de un plan de control de gestión para despachos de combustible

Abstract

El presente trabajo desarrolla la implementación de un plan de control de gestión para los despachos de combustible de Pluspetrol, empresa líder del sector hidrocarburos en el Perú. La propuesta surge ante la necesidad de reducir inconsistencias operativas y mejorar la trazabilidad de los despachos realizados desde el terminal de terceros en el Callao (TDP), donde se habían identificado errores en los registros de volúmenes y en la conciliación con el sistema propio SAP y la plataforma de hidrocarburos Osinergmin. El proyecto abarca el desarrollo e implementación de un sistema automatizado de integración SAP–Osinergmin, complementado con un proceso estructurado de capacitación para las áreas involucradas (Comercial, Controlling, Administración de Stocks y Tecnología de la Información). Asimismo, se incorporaron herramientas de control interno para la conciliación automática y validación cruzada de datos, lo que permite garantizar la consistencia entre la información operativa y administrativa. Los principales hitos alcanzados incluyen el desarrollo del módulo de integración, la ejecución de capacitaciones técnicas y operativas, y la implementación del sistema en producción. Como resultado, las inconsistencias diarias en los registros de despacho se redujeron de un promedio de 25 a solo 3–5 casos diarios, mejorando la trazabilidad, eficiencia operativa y confiabilidad del servicio al cliente. Además, se fortaleció la comunicación entre áreas y se optimizó el uso de recursos tecnológicos existentes, sin requerir inversiones adicionales significativas. Estos resultados evidencian un impacto positivo en la gestión operativa, la calidad del servicio y el control interno, consolidando un marco sólido para futuras mejoras en los procesos de control y automatización dentro de la organización.

This study presents the implementation of a management control plan for fuel dispatch operations at Pluspetrol, a leading company in the hydrocarbons sector in Peru. The proposal arises from the need to reduce operational inconsistencies and improve the traceability of dispatches carried out from the third-party terminal in Callao (TDP), where errors had been identified in volume records and in the reconciliation between the company’s SAP system and the Osinergmin hydrocarbons platform. The project involves the development and implementation of an automated integration system between SAP and Osinergmin, complemented by a structured training process for the involved departments (Commercial, Controlling, Stock Administration, and Information Technology). In addition, internal control tools were incorporated to enable automatic reconciliation and cross-validation of data, ensuring consistency between operational and administrative information. The main milestones achieved include the development of the integration module, the execution of technical and operational training sessions, and the system’s implementation in the production environment. As a result, daily inconsistencies in dispatch records were reduced from an average of 25 to only 3–5 cases, improving traceability, operational efficiency, and customer service reliability. Furthermore, communication between departments was strengthened, and the use of existing technological resources was optimized without requiring significant additional investments. These results demonstrate a positive impact on operational management, service quality, and internal control, establishing a solid foundation for future improvements in process automation and management control within the organization.