Caso de estudio de mejora en la gestión de requerimientos y pago a proveedores en la empresa Aquacultivos del Pacifico S.A.C.

Abstract

El presente caso de estudio tiene como propósito analizar las deficiencias presentes en el proceso de GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS Y PAGO A PROVEEDORES en la empresa Aquacultivos del Pacífico S.A.C. Estas limitaciones se evidencian en tres aspectos críticos: problemas de comunicación entre las áreas, que generan duplicidad de funciones, malos entendidos, conflictos interdepartamentales, aumentando la frustración y disminuyendo la confianza dentro del equipo; errores en la ejecución de procesos administrativos, que añaden presión adicional e incrementan la carga de trabajo; retrasos en la operatividad, reflejados en pagos tardíos que afectan la relación con los proveedores, además de insuficiente conocimiento de los lineamientos contables. (Koontz & Weihrich, 2016) destacan que una gestión ineficiente de procesos repercute directamente en la productividad y en la capacidad de una organización para lograr sus objetivos. En ese contexto, la problemática identificada en el proceso de gestión de requerimiento y pago de proveedores, no debe ser interpretado como un hecho aislado, sino como el reflejo de una deficiencia estructural tanto en la gestión de capital humano como la administración de procesos internos. Para abordar este tema, se realizó un estudio basado en el análisis cuantitativo de los errores que han impactado negativamente en la empresa, complementando con la aplicación de una encuesta dirigida a los miembros de la plana administrativa, quienes participan directamente como actores principales del proceso evaluado. La problemática observada no se restringe a un aspecto meramente operativo, sino evidencia la necesidad de implementar un sistema de gestión integral de procesos, eficiente y estandarizado, que garantice la correcta coordinación entre áreas, reduzca la ocurrencia de errores y fortalezca las competencias del personal administrativo. De esta manera, se logrará un impacto positivo en la productividad, el cumplimiento de los objetivos institucionales y mejora del clima organizacional.

The purpose of this case study is to analyze the deficiencies that occur in the SUPPLIER REQUERIMENTS MANAGEMENT AND PAYMENT process at Aquacultivos del Pacifico S.A.C. company. These deficiencies are manifested in three critical aspects: communication problems between departments, which lead to duplication of function, misunderstandings, interdepartmental conflicts, increased frustration and reduced team trust; errors in the execution of administrative processes, which create additional pressure and increase the workload; operational delays, resulting in late payments that affect relationships with suppliers; and deficiencies in knowledge of accounting guidelines. Koontz & Weihrich (2016) emphasize that inefficient process management directly affects productivity and capacity to achieve objectives. In that way, the issues identified in the requirement management and supplier payment process should not be interpreted as an isolated event, but rather as reflection of a structural deficiency in human capital and process management. To approach this subject, a study was conducted based on a quantitative analysis of the errors that have negatively impacted the company, along with the application of a survey directed to each member of the administrative staff, who were key stakeholders process study. Problem observed is not limited to a purely operational aspect; rather, it highlights the need to implement an efficient and standardized process management system that ensures proper coordination between departments, minimizes errors, and strengths the competencies of the administrative staff. This will positively impact productivity, goal achievement and improve the organizational climate.